1.3 财产物资管理

企业要维持正常的生产和经营就离不开财产物资，行政管理中一项重要的工作就是对企业的财产物资进行规范化管理。常见的财产物资管理表格有固定资产统计表、车辆使用登记表、办公用品领用表、行政经费报销单等。

1.3.1 固定资产统计表

一个企业或单位，拥有的固定资产不会少，为了方便查找和统计各类固定资产，可以创建一个“固定资产统计表“。

下面介绍制作“固定资产统计表”的具体操作方法。

01 新建一个工作簿。命名为“固定资产统计表”。输入标题、“时间”、“资产编号”、“资产名称”、“规格型号”、“生产厂商”、“单价”、“数量”、“总金额”、“购买时间”、“启用时间”、“停用时间”等项目。

02 适当设置字体、字号、文字颜色、表格边框和底纹等。

03 选中B2单元格，输入公式“=TODAY()”。按下“Enter”键确定输入，得到当前日期时间。

04 合并B2和C2单元格。选中B2单元格，在“开始”选项卡的“数字”组中，单击“数字格式”下拉按钮。在打开的下拉列表中选择“长日期”选项，设置时间格式。

05 选中C11单元格，切换到“视图”选项卡。在“窗口”组中单击“冻结窗格”下拉按钮。在打开的下拉菜单中单击“冻结拆分窗格”命令。

06 返回工作表可以看到，冻结窗格后滚动工作表其余部分，将以C11单元格为基准，保持A列B列、1到10行始终可见。

07 选中A4:A19单元格区域，在“开始”菜单的“数字”组中单击右下角的功能扩展按钮。

08 弹出“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“自定义”选项。在对应的“类型”文本框中输入“00-000”。单击“确定”按钮。

09 选中E4:E19和G4:G19单元格区域。打开“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“货币”选项。设置不保留小数位数，选择货币符号为“￥”，在“负数”列表框中选择“￥1，234”选项。单击“确定”按钮。

10 选中H4:J19单元格区域，用上面的方法设置单元格格式。

11 返回工作表，在其中输入相应内容，如下图所示。

12 选中G4单元格，输入公式“=E4*F4”。按下“Enter”键确认输入。

13 使用填充柄功能将G4单元格中的公式复制到G5至G19单元格中，结果如右图所示。

14 对工作表中的数据进行分类汇总前，先对数据进行排序。选中A4:G19单元格区域，切换到“数据”选项卡，在“排序和筛选”组中单击“排序”按钮。

15 弹出“排序”对话框，设置“主要关键字”为“资产名称”，对应的“排序依据”为“数值”，“次序”为“升序”。设置完成后单击“添加条件”按钮。

16 出现“次要关键字”条目，设置“次要关键字”为“总金额”，“排序依据”为“数值”，“次序”为“升序”。单击“确定”按钮。

17 返回工作表，即可看到数据按“资产名称”和“总金额”升序排序后的效果。

18 选中A3:G19单元格区域，在“数据”选项卡的“分级显示”组中单击“分类汇总”按钮。

19弹出“分类汇总”对话框，设置“分类字段”为“资产名称”，“汇总方式”为“求和”，在“选定汇总项”列表框中只勾选“总金额”复选框。默认勾选“替换当前分类汇总”复选框和“汇总结果显示在数据下方”复选框。单击“确定”按钮。

20 返回工作表，即可看到数据分类汇总后的效果。

1.3.2 车辆使用登记表

行政部门需要对公司的公用车辆进行规范化的管理。用车的员工需要登记，经部门主管批准后使用车辆，并申报费用，这就需要用到“车辆使用登记表”。

下面介绍制作“车辆使用登记表”的具体操作方法。

01 打开“车辆使用登记表”原始文件。其中已输入标题、“车牌号”、“出车时间”、“还车时间”、“使用部门”、“使用人”、“使用事由”、“驾驶员”、“用车耗费”、“报销金额”、“批准人”等项目，并适当设置字体、字号、文字颜色、表格边框和底纹等。

02 选中B3:C14单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中单击右下角的功能扩展按钮。

03 弹出“设置单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“日期”选项。在对应的“类型”列表框中选择“2001/3/14 13:30”选项。单击“确定”按钮。

04 选中H3:I14单元格区域，为其设置单元格格式为“货币”，小数位数保留1位，“负数”为“￥1，234.0”。

05 选中D3:D14单元格区域，切换到“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据有效性”下拉按钮。在打开的子菜单中单击“数据有效性”命令。

06 弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”选项。在“来源”文本框中输入“销售部，人事部，行政部，财务部，客服部，研发部”，各部门间用英文逗号隔开。默认勾选“忽略空值”复选框和“提供下拉箭头”复选框。

07 切换到“输入信息”选项卡，默认勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框。在“标题”文本框中输入“使用部门”，在“输入信息”文本框中输入“请输入车辆使用人所在部门！”。

08 切换到“出错警告”选项卡，默认勾选“输入无效数据时显示出错警告”复选框。在“标题”文本框中输入“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入“不存在该车辆使用部门！”。完成后单击“确定”按钮即可。

09 返回工作表，选中D3单元格，可以看到其周围出现了提示信息，单击该单元格右侧出现的下拉按钮，即可在弹出的下拉列表中选择需要输入的使用部门。

10 选中F3:F14单元格区域，用上面的方法为“使用事由”项设置数据有效性。完成后的效果如下图所示。

11 选中I3单元格，输入公式“=IF(F3="公事"，H3，H3*0.05)”，即公事用车耗费全额报销，私事用车耗费报销5%。按下“Enter”键确认输入。

12 使用填充柄功能，将公式填充到I4至I14单元格中。

13 在工作表中输入数据，即可看到计算后的结果。

1.3.3 办公用品领用表

文秘和行政管理的其中一项工作就是对公司的办公用品进行统一管理。通过办公用品领取表可以及时补充消耗类办公用品，并管理好非消耗类办公用品的发放和回收。

下面介绍制作“办公用品领用表”的具体操作方法。

01 打开“办公用品领用表”原始文件。其中已输入标题、“日期”、“物品名称”、“领用数量”、“领用人”、“用途”、“状态”、“储备”、“现存”等项目，并适当设置字体、字号、文字颜色、表格边框和底纹等。

02 选中A3:A14单元格区域，在“开始”选项卡的“数字”组中单击“数字格式”下拉按钮。在打开的下拉菜单中选择“短日期”选项。

03 选中F3:F14单元格区域。切换到“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据有效性”按钮。

04 弹出“数据有效性”对话框，在“设置”选项卡的“允许”下拉列表中选择“序列”选项。在“来源”文本框中输入“消耗品，使用中”，各状态间用英文逗号隔开。其余项保持默认状态，如下图所示。

05 切换到“输入信息”选项卡，默认勾选“选定单元格时显示输入信息”复选框。在“标题”文本框中输入“状态”，在“输入信息”文本框中输入“请输入物品使用状态！”。

06 切换到“出错警告”选项卡，默认勾选“输入无效数据时显示出错警告”复选框。在“标题”文本框中输入“输入错误”，在“错误信息”文本框中输入“不存在该物品使用状态！”。完成后单击“确定”按钮即可。

07 返回工作表，选中F3单元格，可以看到其周围出现了提示信息，单击该单元格右侧出现的下拉按钮，即可在弹出的下拉列表中选择需要输入的物品状态。

08 选中J3单元格。输入公式“=I3-COUNTIF ($B$3:$B$14，H3)”，按下“Enter”键，确认输入。

09 选中J3单元格，通过填充柄功能将公式复制到J4至J14单元格中。

10 在工作表中输入相应数据，即可得到计算后的结果。部分非消耗性物品在归还后清除该条领用记录即可。

1.3.4 费用报销流程图

为了对费用报销进行规范化的管理，需要使公司员工明确费用报销的流程。制作一张简明的“费用报销流程图”可以达到这一目的。

下面介绍制作“费用报销流程图”的具体操作方法。

01 新建一个名为“费用报销流程图”的工作簿。切换到“插入”选项卡。在“插图”组中单击“SmartArt”按钮。

02 弹出“选择SmartArt图形”对话框，根据需要选择SmartArt流程图。单击“确定”按钮。

03 返回工作表，可以看到其中插入了所选的SmartArt流程图。

04 将光标移动到SmartArt图形控制框处，当光标呈双向箭头或十字箭头形状时，可以调整整个流程图的大小和位置。单独选中SmartArt图形中某一形状，可单独对其进行调整。

05 在图形“文本”处单击，即可输入文字内容，如下图所示。

06 根据需要可以在图形中添加形状。右键单击图形中的形状，在弹出的快捷菜单中单击“添加形状—在后面添加形状”命令即可。

07 添加形状后输入文本内容，适当调整流程图中各形状的大小和位置，效果如下图所示。

08 选中SmartArt图形，切换到“SmartArt工具/设计”选项卡。在“SmartArt样式”组中选择快速样式应用到图形中。

09 在“SmartArt工具/设计”选项卡的“SmartArt样式”组中单击“更改颜色”下拉按钮。在打开的下拉列表框中选择一种颜色模式。

10 单击图形中的形状，在弹出的快捷菜单中选择“更改形状”命令。在打开的“形状”列表框中选择一种形状即可。

11 重复上面的操作，更改形状后的效果如下图所示。

12 切换到“插入”选项卡。在“文本”组中单击“艺术字”下拉按钮。在打开的下拉列表框中选择一种艺术字样式，单击即可将艺术字文本框插入到工作表中。

13 在艺术字文本框中输入文字内容，并将其选中。切换到“开始”选项卡，在“字体”组中对艺术字的字体、字号等进行设置。完成后适当调整文本框的大小和位置即可。

14 切换到“页面布局”选项卡。在“工作表选项”组的“网格”栏中取消勾选“查看”复选框，可以看到工作表中的网格线被隐藏起来了。