第2部分 基础的数据处理操作

第3课 不为人知的排序和筛选高级用法

3.1 排序和筛选的基本用法

提到排序和筛选功能，读者可能都比较熟悉，但是为什么要进行排序和筛选呢？因为通过排序和筛选，我们可以更直观地获得有效信息。比如图3-1左图中的数据就是未排序的状态，我们很难在第一时间找到市场份额最大的产品是哪个。而右图的市场份额是排序好的，瞬间就能让我们发现哪个产品的市场份额最大，这就是排序的好处。

筛选也是同理，筛选可以去掉数据表中无关的干扰项，让我们只查看感兴趣的信息。

排序和筛选让表格中原本庞杂的信息瞬间变得清晰、易读，可以大幅提高工作效率。下面先来看看排序和筛选的基本用法。

3.1.1 排序的基本用法

先来看前面提到的竞品分析案例。通过排序可以让重点突出。具体操作如图3-2所示。

1.排序注意事项：不要单独选中需要排序的列

如果像下面这样操作，则排序只是在这一列进行，没有扩展到其他相关的列，会导致数据错乱，见图3-3。

2.排序注意事项：一定要扩展选定区域

有时候，如果先对排序的列单独用了筛选，再进行排序，则会出现类似图3-4中所示的提示，这时一定要选择“扩展选定区域”单选框。

由于排序可能存在让数据错乱的风险，且不容易恢复成原始状态。所以，在多数情况下，不建议直接使用排序功能。在3.1.2节会介绍筛选功能，这个功能会让排序更简单，更安全。

3.1.2 筛选的基本用法

首先，添加筛选按钮。先选中数据的标题行（注意必须全部选中），然后有两种方法可以添加筛选按钮。

方法1：操作如图3-5所示。

方法2：操作如图3-6所示。

这两种方法的效果是完全一样的。下面介绍筛选的基础功能。假设有一份销售额数据，用筛选可以实现以下功能。

1.排序功能

（1）升/降序排序

比如要按照销售额升序排列，则只需要单击“销售额”单元格右下方的三角形按钮，在弹出的菜单中单击“升序”命令即可，见图3-7。

（2）按颜色排序

如果在表格中已经标注了特定颜色，比如用红色底色标注了特殊的值，这时候还可以按颜色对数据进行排序。只需要单击“销售额”单元格右下方的三角形按钮，在弹出的菜单中单击“按颜色排序”—“按单元格颜色排序”命令，再选择红色即可，见图3-8。

2.筛选功能

（1）数字筛选

数字筛选功能非常好用，使用此功能可以轻松筛选特定的数值、特定范围的数值等。比如要找出销售额在前5名的数据，先单击“销售额”单元格右下方的三角形按钮，之后的操作如图3-9所示。

（2）特殊筛选

如果要进行一些比较特殊的筛选，比如筛选包含某个字符的数据、筛选四位数等，该如何操作呢？可以利用筛选菜单的搜索框来实现。

筛选包含1的数字：在筛选菜单的搜索框中输入“1”即可，具体操作如图3-10所示。

筛选以1开始的数字：在筛选菜单的搜索框中输入“1*”，这里的“*”是通配符，可以是任意多个字符，具体操作见图3-11。

筛选4位的数字：在筛选菜单的搜索框中输入“？？？？”。注意，这里的“？”表示单个占位符，占1个字符位置；4个“？”就是4位数，见图3-12。

筛选以1开始和以8开始的数字：在筛选菜单的搜索框中输入“1*”，单击“确定”按钮。再打开筛选菜单，在搜索框中输入“8*”，勾选“将当前所选内容添加到筛选器”复选框即可，见图3-13。

精准筛选数字7：在筛选菜单的搜索框中输入“7”，注意添加英文状态下的双引号，才可以精确筛选，见图3-14。

筛选*：假如数据中包含“*”，这时怎样才能筛选到它呢？只要在筛选菜单的搜索框中输入“～*”即可。“～”键在Esc键的正下方，见图3-15。