1.1.2 公文的特点和作用

1.1.2.1 公文的特点

公文具有图1-8所示的三个特点。

1.权威性

第一，由法定的作者制成和发布；第二，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织的喉舌、意图，是其开展工作的依据。

2.规范性

公文的撰写和处理，从起草到成文，再到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式，其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。

3.工具性

公文是各机关、团体、组织在公务管理过程中最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学、最正规的方法是利用公文。

1.1.2.2 公文的作用

公文的性质、任务和特点，决定着公文的作用是多方面的，概括起来主要如图1-9所示。

1.法规作用

所谓法规性公文，就是经过国家最高权力机关或最高管理机关颁发的公文。具体地说，经过全国人民代表大会通过的文件是法律；经过全国人民代表大会常务委员会通过的文件是法令；经过国务院通过的文件是行政法规。这三种文件的总称叫作法规文件。法规文件都是依据《中华人民共和国宪法》（以下简称《宪法》）制定的，这类文件一经制定和发布生效，必须坚决执行，人人必须遵守，不得违反。

2.指导作用

机关公文是上级机关对下级机关工作进行指导的主要方法和手段之一。公文中的决定、意见、通知、批复等文种，就属于指挥、管理性的下行公文。这些公文一经下发，下级机关必须执行。大到国家机器的运转，小到一个事业单位内部工作的有序开展，都跟公文的指导作用密切相关，离开了公文的这一作用，各方面的管理工作很可能陷入混乱状态。因此，我们应该意识到，相当多的公文起草、定稿过程，实质上就是管理工作的实施过程。

3.互通情报、交流信息的作用

下行文中的通知、通报，上行文中的报告、请示，还有作为平行文的函，都有交流信息的基本功能。交流信息，一方面是上情下达与下情上达，另一方面是友邻单位互通情报。有了公文这一信息流通的渠道，上下级机关都能做到耳聪目明，不至于闭目塞听。

4.宣传教育的作用

通报、会议纪要等文体，有着很明显的宣传教育作用，能针对现实生活中普遍存在的问题或认识的偏差，摆事实，讲道理，进行启发诱导，使大家明白应该确立什么立场，应该坚持什么原则，进而知道自己应该做什么、怎样做。

5.凭证和依据作用

上级发布的下行文，是下级机关开展工作的依据；下级上报的公文，是上级决策的依据；一个机关自己制作的公文，是自己履行职能、开展工作的真实记录和凭证。

在日常工作中常会遇到这样的情况：对一项具体事务的处理没有把握，就查找相关的公文，看上级或有关职能部门在这方面有哪些规定，然后按照规定行事。对某次会议的有关情况不够了解，就查找那次会议的纪要，获得清晰可靠的材料。这些都是公文依据和凭证作用的具体表现。

因此，许多重要的公文，都需要归档保存很长时间，以便需要时查找。